§ 1-1.Formål og virkeområdet

Hensikten med forskriften er å regulere rettigheter og plikter for de folkevalgte i Nordreisa kommune.

Denne forskriften inneholder regler for arbeidsgodtgjøring, dekning av økonomiske tap og påførte, samt andre rettigheter.

Kommuneloven, forvaltningsloven og andre relevante lover regulerer kommunale folkevalgtes ansvar, rettigheter og plikter. Denne forskrift sammenfatter de reglementer, bestemmelser og ordninger som er fastsatt av kommunestyret for folkevalgtes arbeidsvilkår i Nordreisa kommune

Forskriften gjelder for kommunens folkevalgte – medlemmer og varamedlemmer, samt medlemmer i særskilte organ opprettet i henhold til kommuneloven.

Forskriften gjelder ikke for folkevalgte som deltar som medlem i organ som er opprettet av andre enn Nordreisa kommune eller som ikke er opprettet i henhold til kommuneloven.

Ansatte i Nordreisa kommune som møter i kraft av sin stilling eller arbeidsområde, omfattes ikke av forskriften. Der hvor ansatte møter ut fra et partsforhold som er hjemlet i lover og/eller avtaler, kan det tilstås møtegodtgjøring som for de folkevalgte medlemmene, når deltakelse ikke kan ansees å være dekket av den faste lønn de mottar fra kommunen.

Forskrift revideres ved behov og minst en gang i løpet av valgperioden.

§ 2-1.Rettigheter

Den folkevalgte har rett til:

§ 2-2.Plikter

Den folkevalgte har plikt til:

Folkevalgte plikter ellers lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglement som gjelder for folkevalgt virksomhet i kommunen.

Folkevalgte plikter å sette seg inn i og gjøre seg kjent med Nordreisa kommunes etiske retningslinjer.

Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. For alle saker som er unntatt offentlighet gjelder absolutt taushetsplikt. Fra møter i lukkede fora (kommuneloven § 11-5) er det ikke anledning til å referere fra debatten og de drøftinger som har funnet sted.

Alle folkevalgte anmodes om å registrere sine roller i styrevervregisteret. Det føres styrevervregister for medlemmer og varamedlemmer av kommunestyret, fagutvalgene og kontrollutvalget. Registreringen her foretas i løpet av første kvartal etter at kommunestyret har konstituert seg og valgt medlemmer til utvalg. Registreringen skal foretas av servicetorget som er ansvarlig for å sende inn nødvendige meldinger til Datatilsynet. Registeret skal ajourføres hvert år, slik at det oppdaterte registeret skal foreligge pr. 1. februar.

§ 3-1.Habilitet

De alminnelige reglene om inhabilitet i forvaltningsloven kapittel II gjelder for kommunal forvaltning. I kommuneloven § 11-10 og § 13-3 er det i tillegg gitt enkelte særregler om inhabilitet for folkevalgte og ansatte i kommuner. Det er presisert i kommuneloven § 27-2 bokstav c at det kan fremmes krav om statlig lovlighetskontroll av kommunale avgjørelser om inhabilitet.

Reglene om inhabilitet i forvaltningsloven og kommuneloven har som formål å sikre at det ikke tas utenforliggende eller usaklige hensyn i saksforberedelse og avgjørelse i saker som er til behandling i de kommunale organer. Reglene skal dessuten fremme tilliten til forvaltningen.

Reglene om inhabilitet skal ivaretas ved behandling av saker i kommunestyret og utvalg, råd og nemnder. Partiene skal følge prinsippene i forvaltningslovens og kommunelovens inhabilitetsregler ved behandling, f.eks. i gruppemøter, av saker, som skal behandles i kommunale organer.

§ 3-2.Melde seg inhabil

Medlem av folkevalgte organ skal i god tid før møtet si ifra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Det samme gjelder varamedlem som er innkalt til møtet. For kommunestyremøtene bør varslingen senest gjøres før gruppemøtene avholdes. Av de tilsendte sakspapirene vil det fremgå hvilke saker som foreligger til behandling. Saksbeskrivelsen vil vanligvis angi hvem som er sakens parter og beskrive sakens gjenstand. Spørsmål om inhabilitet skal rettes til møtesekretæren eller møteleder.

§ 3-3.Behandling av spørsmål om inhabilitet

Når møtelederen i møte har redegjort for hvilken sak som skal behandles, skal det redegjøres for innkomne inhabilitetshenvendelser. Ved behandling av spørsmålet om inhabilitet skal den som spørsmålet gjelder, gis adgang til å uttale seg om spørsmålet. Deretter må vedkommende fratre. I åpent møte er det tilstrekkelig å ta plass blant tilhørerne. I lukket møte må vedkommende forlate møtet. Møtende varamedlem skal delta ved avgjørelsen av habilitetsspørsmålet. Organet avgjør spørsmålet om inhabilitet. Er det åpenbart at den som forespør ikke er inhabil, er det ikke nødvendig å legge spørsmålet frem for organet. Er spørsmålet tvilsomt eller er det sikkert at vedkommende må fratre på grunn av inhabilitet, skal organet behandle og avgjøre spørsmålet.

§ 3-4.Behandling av spørsmål om inhabilitet til flere representanter

Ved behandling av spørsmål om inhabilitet til flere i samme sak, må de alle fratre. Ingen av dem kan delta i behandlingen av spørsmål om inhabilitet for de andre. Reises det i samme sak spørsmål om inhabilitet for så mange medlemmer eller møtende varamedlemmer at organet ikke vil være vedtaksført, skal alle delta i behandlingen og avgjørelsen av spørsmålene om inhabilitet.

Møtesekretæren skal svare på spørsmål om habilitet. Møtesekretæren skal varsle møteleder om mulige inhabilitetsgrunner. Møtesekretæren skal innkalle varamedlemmer. Ved behandling av spørsmål om habilitet i organet skal dette protokolleres. Ved fratredelse på grunn av inhabilitet skal inhabilitetsgrunn og hjemmel protokolleres.

§ 3-5.Når inntrer inhabilitet

Inhabilitet inntrer når den folkevalgte selv er «part» i saken. En «part» er den en avgjørelse «retter seg mot», f.eks. den som får tilbakekalt en skjenkebevilling, eller den som saken ellers «direkte gjelder». Eksempler er den som søker om en tillatelse eller om en stilling, den som fremsetter et krav overfor kommunen f.eks. om erstatning, eller den som forhandler med kommunen om inngåelse av en avtale. En reguleringsplan og alle grunneiere som har eiendom innenfor planens område blir ikke nødvendigvis parter og dermed inhabil. Planen må få en viss praktisk og økonomisk betydning for grunneieren for at grunneieren blir part og dermed inhabil.

For det andre blir en folkevalgt inhabil hvis det består et bestemt slektskapsforhold mellom den folkevalgte og parten. Regelen omfatter barn og barnebarn mv. («nedstigende linje») og foreldre, besteforeldre mv. («oppstigende linje»). Inhabilitet inntrer også ved svogerskap til en part. På den annen side blir en normalt ikke inhabil hvis fetter eller kusine er part i saken.

For det tredje inntrer inhabilitet naturlig nok hvis den folkevalgte er gift med en part. Regelen dekker også tilfelle hvor en er fraskilt eller separert fra en part. Likeledes blir en inhabil hvis en er forlovet med parten.

For det fjerde omfatter inhabilitetsreglene den som er «fullmektig» for en part, f.eks. en advokat som representerer en grunneier i en reguleringssak.

Inhabilitet inntrer videre når den folkevalgte er leder eller har ledende stilling eller medlem av styret eller bedriftsforsamlingen i et selskap. Politikere som er styremedlemmer i en helt privat bedrift, f.eks. bank, forsikring, industri, handel e.l., blir dermed inhabil når bedriften er part i en sak. Folkevalgte som er styremedlemmer i selskaper hvor kommunen ikke eier 100 % av aksjene blir også inhabile. Inhabilitet oppstår også når den folkevalgte er styremedlem i en forening, f.eks. et idrettslag, som søker om støtte fra kommunen.

Inhabilitet er normalt bare aktuelt hvis den folkevalgte er styremedlem, adm. dir. eller «ledende ansatt» i bedriften. Dette omfatter daglig leder samt høyere funksjonærer med selvstendig avgjørelsesmyndighet.

Ingen folkevalgt blir inhabil hvis vedkommende er kandidat til et tillitsverv og ingen er inhabil til å fastsette egen godtgjøring.

I kommunelovens § 11-11 kan en folkevalgt søke om å bli fritatt fra å delta i behandlingen av en sak hvis personlige grunner tilsier fritak. Det folkevalgte organet avgjør selv om han eller hun skal fritas. Denne regelen bør ikke misbrukes ved at en i tide og utide ber seg fritatt hvis en sak er vanskelig.

En folkevalgt som kan være inhabil skal si fra i god tid slik at vararepresentant kan innkalles. Dette er særlig viktig hvis det kan bli avstemning i saken etter partipolitiske skillelinjer. Hvis det er tvil om det foreligger inhabilitet, treffer vedkommende styre eller utvalg avgjørelse i inhabilitetsspørsmålet med simpelt flertall.

Virkningen av inhabilitet er at vedkommende overhodet ikke kan delta i saksbehandlingen. Hvis den inhabile likevel deltar, kan avgjørelsen bli ugyldig hvis det er en rimelig mulighet for at den inhabiles medvirkning påvirket vedtakets innhold. I graverende tilfeller kan den inhabile bli straffet for brudd på straffelovens regler om forseelser i offentlig tjeneste.

§ 4-1.Politisk organisering

Nordreisa kommune styres etter formannskapsmodellen. Dette er hovedmodell i kommuneloven og innebærer at formannskapet velges av kommunestyret etter partiene forholdsvise representasjon i kommunestyret. 

§ 4-2.Kommunestyret

Nordreisa kommunestyre har 21 representanter etter kommunelovens § 5-5 bokstav b.

Om plikt til å ta mot valg og å delta i kommunestyret o.a. kommunale organ, gjelder reglene i kommunelova kapittel 7.

Kommunestyret er det øverste besluttende organ med overordnet ansvar for hele kommunens virksomhet, og skal treffe vedtak på vegne av kommunen i alle saker så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak etter kommunelovens § 5-3.

Kommunestyret skal avgjøre saker som gjelder:

§ 4-3.Formannskapet

Formannskapet utreder og avgir innstilling i de saker som skal behandles i kommunestyret, samt fatter vedtak i de saker hvor kommunestyret har delegert avgjørelsesmyndigheten til formannskapet. Formannskapet behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak.

Formannskapet er:

§ 4-4.Administrasjonsutvalget

Administrasjonsutvalget har arbeidsgiverpolitikk, personalforvaltning, administrasjonsordninger, likestilling og organisasjonsutvikling som sitt ansvarsområde, dvs forholdet mellom Nordreisa kommune som arbeidsgiver og våre arbeidstakere.

§ 4-5.Driftsutvalget

Driftsutvalget har som arbeidsområde de oppgaver innenfor miljø, plan og utvikling som kommunen har ansvaret for, og behandler saker etter særlover innenfor tjenesteområdet, og etter delegasjon fra kommunestyre/formannskap.

§ 4-6.Næringsutvalget

Næringsutvalget har ansvar for saksområder som gjelder alle løpende saker i forhold til kommunens ansvar som tjenesteyter innenfor kommunal næringsvirksomhet, tilrettelegging og bistand for næringslivet, samferdsel og infrastruktur.

§ 4-7.Oppvekst og kulturutvalget

Hovedutvalget for oppvekst og kultur har som arbeidsområde å ivareta tilbudet for barn, ungdom, flyktningetjeneste, helsestasjon og kultur i kommunen innen sitt ansvarsområde og for all opplæring, både for barn og voksne.

§ 4-8.Helse og omsorgsutvalget

Hovedutvalget for helse- og omsorg har som arbeidsområde de oppgaver innenfor tjenesteområdet helse- og omsorg, som kommunen har ansvaret for.

§ 5-1.Saksforbereding

Med unntak av de saker som gjennom særregler skal behandles på en annen måte, jf. bl.a. kontrollutvalget sine oppgaver, skal kommunedirektøren sørge for at saker som skal opp i kommunestyret, er forberedt på forsvarlig måte slik det er krav i lov, forskrift, reglement og andre bindende regler, etter kommunelovens kapittel 11.

Kommunedirektøren fremmer som hovedregel innstilling i saker som skal til politisk behandling. I tillegg kan ordfører stå for saksutredning og innstilling i overordna politiske høringssaker.

Der saker har vært behandlet i formannskapet, hovedutvalg eller kontrollutvalget før de kommer til behandling i kommunestyret er det i disse tilfeller utvalgene som innstiller til kommunestyret.

Nordreisa eldrerådet, rådet for funksjonshemmede og arbeidsmiljøutvalget kan også fremme uttalelser i saker innenfor deres arbeidsområde. I den grad saksgangen til en sak ikke er klarlagt gjennom kommuneloven eller delegasjonsreglementet til Nordreisa kommune, avgjør ordfører saksgangen.

§ 6-1.Møter

Kommunestyret fatter sine vedtak i møter etter kommuneloven kapittel 11. Møtene avholdes i henhold til vedtatt møteplan og ellers når ordføreren finner det nødvendig eller når minst 1/3 av medlemmene krever det.

Møter i kommunale organer holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter kommunelovens § 11-5. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører.

Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være til stede, så langt annet ikke blir vedtatt, å bevare taushet om forhandlingene.

Kommunedirektøren, eller den som møter i kommunedirektørens sted, deltar i møtet med talerett men uten forslags- og stemmerett. Andre kommunale tjenestemenn, og særlig sakkyndige, deltar når ordfører, kommunestyret eller hovedutvalgsleder kaller dem inn. Disse kan gi opplysninger, men har for øvrig ikke mulighet til å ta del i forhandlingene.

Kommunedirektøren eller den kommunedirektøren bestemmer er sekretær for folkevalgte organer.

Kommunestyrets møter sendes direkte på kommunens WebTV og vil være tilgjengelig i ettertid på kommunens hjemmeside.

§ 6-2.Møteplan

Det utarbeides helårig møteplan som skal samordnes for møter i folkevalgte organer. Møtene avholdes fortrinnsvis på dagtid. Møteplan vedtas i kommunestyrets desembermøte etter behandling i alle hovedutvalg. Møter i kommunestyret, formannskapet og hovedutvalg skal angis med dag og dato. Perioden 1. juli–15. august skal så vidt mulig være møtefri.

Som hovedregel avholdes møtene slik:

Møtesekretær i andre nemnder, styrer og råd utarbeider møteplan i samarbeid med leder av disse etter behov og innenfor gitte budsjettramme.

§ 6-3.Møteinnkallinger

Alle møteinnkallinger foretas fra servicetorget som er politisk sekretariat, og innkalling foretas i henhold til det saksbehandlersystem og digitale verktøy kommunen til enhver tid bruker.

For kontrollutvalget tilligger ansvaret for møteinnkallinger K-Sekretariatet IKS.

Kommunedirektøren sørger for sekretariatsfunksjoner for møtene.

Alle møtene protokolleres i saksbehandlersystemet og protokoll oppbevares på en forsvarlig måte. Protokollering skjer elektronisk under møteavvikling, og møteleder må tilrettelegge og strukturere møtene slik at sekretariatet får anledning til å fullføre protokollen under møtet. Protokollen bør underskrives før møtet avsluttes under forutsetning at det er teknisk mulig.

Folkevalgte skal som hovedregel senest 8 dager før møtedag ha saksdokumentene tilgjengelig.

For behandling av økonomiplan og årsbudsjett følges bestemmelsene i kommunelovens kapittel 14.

Møtet skal gjøres kjent på en hensiktsmessig måte etter kommuneloven § 11-3. Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet, oversikt over de saker som skal behandles, og opplysning om hvor saksdokumentene er lagt ut.

Innkallingen sendes til medlemmene og varamedlemmer og andre med møterett i en eller flere saker. Innkallingen sendes elektronisk og sakspapirene legges ut på kommunens hjemmeside og politikerportalen.

Saker som i medhold i lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) er unntatt offentlighet utleveres kun møtende medlemmer/varamedlemmer. Disse sakspapirene skal tilbakeleveres møtesekretær for makulering når møtet er slutt.

§ 6-4.Møterom

Faste kommunestyrerepresentanter og partigruppene kan benytte møterom i rådhuset vederlagsfritt til partimøter som holdes i sammenheng med forberedelse til møter og annet politisk arbeid i organer hvor partiet er representert. En forutsetning for gratis bruk er at lokalene er forhåndsbestilt og at de ikke er utleid til andre. Videre er det en forutsetning at lokalene blir brukt til møtevirksomhet og annet politisk arbeid som ikke er inntektsgivende.

§ 6-5.Møteplikt/forfallsmelding (kommuneloven § 8-1)

Medlemmer av kommunale organ har møteplikt.

Medlemmer av et kommunalt folkevalgt organ har plikt til å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Kriteriene for gyldig forfall er strenge. Gyldige forfallsgrunner er alvorlig sykdom, at man ikke kan sette til side viktig arbeid eller plikter, eller at man er fraværende på grunn av reise. Møter i andre utvalg er ikke godkjent forfallsgrunn til kommunestyret og hovedutvalgsmøter, unntaket er møter i utvalg på høyere nivå som Fylkestinget eller Stortinget.

Forfallsmeldinger handteres av kommunens elektroniske løsning for automatisk varamanninnkalling, representanten skal ikke selv innkalle vara. Når representant melder forfall i systemet skal forfallsgrunn oppgis, det vil deretter automatisk gå ut en sms til første ledige vara, dersom denne ikke kan møte går det automatisk til neste på varamannslisten.

§ 6-6.Bevertning på kommunale møter

Ved alle møter i kommunestyret bekoster kommunen en enkel bevertning. På kommunestyrets møte i desember serveres varmrett.

§ 7-1.Opplæring

Ved hver ny valgperiode skal det arrangeres et introduksjonsprogram for kommunestyrets medlemmer og inntil 50 % andel fra hvert partis varamedlemmer om de grunnleggende prinsipper for kommunal virksomhet, tilpasset de lokale forhold.

Intensjonen er at medlemmene/varamedlemmene skal få opplæring slik at de kan ivareta sine oppgaver på en best mulig måte. Alle innkalte medlemmer og varamedlemmer har plikt til å delta i opplæringen. Gyldig forfall meddeles på vanlig måte.

Ordfører har ansvaret for opplæringstiltakene.

Hovedutvalgsledere har sammen med ordfører ansvar for at det gjennomføres nødvendig skolering av utvalgets medlemmer innenfor de aktuelle områdene. Alle de som møter har i denne sammenheng krav på møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste.

§ 8-1.Generelt

Kommunestyret og bare det fastsetter godtgjørelser for kommunale verv/ombud. Kommunestyret kan når som helst ta opp spørsmålet om godtgjørelsens størrelse og eventuelt endre disse. Den som har et kommunalt tillitsverv, har krav på godtgjøring for sitt arbeid med å utføre tillitsvervet, etter kommuneloven § 8-2.

Folkevalgte har i tillegg rett til dekning av utgifter og økonomisk tap i forbindelse med vervet, etter kommuneloven § 8-3. Det er kommunestyret som fastsetter reglene.

Myndighet til å fastsette godtgjørelsen kan ikke delegeres. Kommunestyret er i henhold til kommuneloven habilt til å fastsette alle godtgjørelser for folkevalgte.

Forskriften tar sikte på å gi en rimelig kompensasjon for den arbeidsinnsats som ytes av folkevalgte representanter, gi erstatning for tap av arbeidsinntekt, samt å dekke reelle utgifter forbundet med tillitsvervet.

Statlige, private og andre verv faller utenom reglene. Folkevalgte som er oppnevnt av kommunen i andre enn kommunale organer og som ikke mottar godtgjørelse fra vedkommende organ, har rett på godtgjørelse fra kommunen. Ingen kan ha godtgjørelse ut over 100 % stilling.

Folkevalgte har ikke noe tilsettingsforhold i kommunen. Godtgjøring er ikke å anse som lønn. Godtgjøring er kompensasjon for arbeid som folkevalgt og innrapporteres som skattepliktig inntekt. Det trekkes skatt i samsvar med skattekort.

Folkevalgtes godtgjøring gir ikke rett til feriepenger og den er ikke pensjonsgivende.

§ 8-2.Deltakelse på kurs, konferanser og lignende

Dersom medlemmer i folkevalgte utvalg blir oppnevnt til eller får aksept av ordfører til å delta på kurs eller konferanse, tilstås eventuelt tap i inntekt. Spørsmålet om dekning av reiseutgifter og møtegodtgjøring må vurderes spesielt i hvert tilfelle.

§ 8-3.Representasjon i eksterne møter

Medlem som er bedt av ordfører om å representere kommunen i eksterne møter, kan få dekket tap av inntekt. Spørsmålet om dekning av reiseutgifter og møtegodtgjøring må vurderes spesielt i hvert tilfelle.

§ 8-4.Krav om tilstedeværelse

For å oppebære godtgjørelse kreves tilstedeværelse. For å få møtegodtgjørelse per møte, kreves oppmøte.

§ 8-5.Varamedlemmer

Møtegodtgjørelse tilfaller varamedlemmer når disse møter.

§ 8-6.Reiseutgifter og kostgodtgjørelse

Kjøregodtgjøring og ordinære utgifter i forbindelse med møter i folkevalgte organer som avholdes i kommunen (reiseutlegg og lignende), anses dekket av den alminnelige møtegodtgjøringen.

For øvrig gis vederlag i henhold til det enhver tid gjeldene kommunale reiseregulativ.

Det utbetales ikke kostgodtgjøring ved deltaking på møter internt i kommunen.

§ 9-1.Gjennomgående bestemmelser

Godtgjørelsen gis for ordinære kommunale plenumsmøter og befaringer/seminarer som inngår i organets arbeids- og ansvarsområde.

Dersom en representant møter i flere møter på samme dag, gis bare èn møtegodtgjøring. Dersom representanter er innkalt til flere møter eller andre aktiviteter på samme dag, og det er mindre enn to timer mellom møtene/aktivitetene, gis kun godtgjørelse for det møtet som gir høyest godtgjørelse.

Det gis ikke møtegodtgjøring for gruppemøter, fraksjonsmøter eller andre møter i partiene.

Når en innkalt representant bare kan delta på halve møtet, vil godtgjøring reduseres tilsvarende. Dersom det møter vararepresentant for halve møtet, vil godtgjøring reduseres tilsvarende.

Utbetaling av godtgjørelse skjer fortløpende.

§ 9-2.Forfall til deler av møte

Dersom representanten har forfall til deler av et møte, deles godtgjørelsen for dette møtet forholdsmessig mellom representanten og vara.

Representanter og ledere som har forfall til et helt møte gis ingen ledergodtgjørelse eller møtegodtgjørelse for dette møtet.

§ 9-3.Godtgjørelse til ordfører

Godtgjøringen omfatter alt arbeidet som tillegges vervet, og det gis ikke fast godtgjøring eller godtgjøring pr. møte for arbeid i organer som ordfører er medlem av. Som hovedprinsipp gjelder følgende retningslinjer for godtgjørelse til ordfører:

§ 9-4.Godtgjørelse til varaordfører

Godtgjørelse til varaordfører settes til 20 % av ordførerens godtgjørelse og dekker møtegodtgjøring. Godtgjøringen omfatter alt arbeid som tillegges vervet, og det gis ikke fast godtgjøring eller godtgjøring pr. møte for arbeid i organer som varaordfører er medlem av.

Godtgjørelsen inkluderer stedfortreder for ordfører i ferier samt for representasjon og oppdrag på vegne av ordfører. Dersom varaordfører går inn som ordfører ved sykefravær utover arbeidsgiverperioden gis godtgjøring som ordfører.

§ 9-5.Ledere av hovedutvalg (unntatt ordfører og varaordfører)

Hovedutvalgsleders godtgjøring (formannskapet, kontrollutvalget, driftsutvalget, helse- og omsorgsutvalget, oppvekst- og kulturutvalget, næringsutvalget, administrasjonsutvalget) settes til 3 % av ordførerens godtgjørelse, og reguleres etter denne. I godtgjørelsen til hovedutvalgsledere inngår i tillegg til møtegodtgjøring også dekning av utgifter for bruk av egen telefon og dekning av utgifter til bredbånd. Hovedutvalgsledere som velges inn i ad hoc utvalg gis ikke ekstra møtegodtgjøring.

Fungerende møteleder dersom leder er fraværende, gis et tillegg på godtgjøring på kr 300,– pr. møte.

§ 9-6.Møtegodtgjøring til medlemmer/varamedlemmer i hovedutvalg

Møtegodtgjøring pr. møte settes til 0,2 % av ordførerens godtgjørelse, og reguleres etter denne. Gjelder møtende medlemmer/varamedlemmer i:

Kjøregodtgjøring (reiseutlegg og lignende), anses dekket av den alminnelige møtegodtgjøringen.

§ 9-7.Godtgjøring stemmestyrer

For å oppebære godtgjørelse kreves tilstedeværelse. For å få møtegodtgjørelse per møte, kreves oppmøte.

§ 9-7-1.Godtgjørelse til leder og nestleder av stemmestyre

Godtgjørelse til leder av stemmestyre settes til kr 1 000,– pr. dag (kr 2 000,– for begge dagene).

Stemmestyrets nestleder godtgjøres med kr 800,– pr. dag (kr 1 600,– for begge dagene), og det utbetales i tillegg møtegodtgjøring for leders og nestleders deltaking i møter, opplæringssamling og kostgodtgjørelse.

§ 9-7-2.Godtgjørelse til møtende medlemmer/varamedlemmer

Godtgjørelse pr. møtedag inntil 7 timer til møtende medlemmer/varamedlemmer settes til 0,2 % av ordførers godtgjørelse, og reguleres etter denne. Til møter som varer over 7 timer gis tillegg pr. kr 150,– pr. time.

Opplæringssamlingen for medlemmer og ledere av stemmestyre godtgjøres med kr 400,–.

Kostgodtgjørelse utbetales fra og med 6 timer til og med 12 timer med kr 289,–.

Kjøregodtgjøring (reiseutlegg og lignende), anses dekket av den alminnelige møtegodtgjøringen.

§ 9-8.Godtgjørelse til ledere av faste underutvalg, styrer og råd

Godtgjørelse til leder av faste underutvalg, styrer og råd settes til kr 200,– pr. møte. Det utbetales i tillegg møtegodtgjøring for leders deltaking i utvalgene.

§ 9-9.Møtegodtgjøring til medlemmer i andre utvalg og adhocutvalg

Møtegodtgjøring for møtende medlemmer og varamedlemmer av andre utvalg, komiteer, adhocutvalg nedsatt av kommunestyret eller formannskapet skal settes til:

Kommunestyret vedtar ved oppretting av adhocutvalg hvorvidt det skal betales ledergodtgjøring. Dette vurderes opp mot utvalgets arbeidsomfang.

§ 9-10.Møtegodtgjørelse ungdomsrådet

Møtegodtgjøring for møtende medlemmer og varamedlemmer for deltakelse i ungdomsrådet og utvalgsmøter:

Medlemmer fra ungdomsrådet behandles som andre representanter i politiske møter, dette gjelder også digitale verktøy som nettbrett.

§ 10-1.Generelt

Som hovedregel bør tapt arbeidsfortjeneste dekkes ved at arbeidsgiver fakturerer kommunen direkte for fravær, for å hindre at den folkevalgte taper pensjon.

Krav om erstatning for tap i ordinær inntekt fremsettes skriftlig.

Ved tap av inntekt skilles det mellom:

Reglene for tapt arbeidsfortjeneste gjelder for folkevalgte og omfatter innkalte politiske møter, samt innkalte orienteringsmøter og befaringer når disse ikke avvikles i forbindelse med møter.

Tapt arbeidsfortjeneste dekkes når ivaretakelsen av vervet medfører reelt tap i ordinær inntekt innenfor den enkeltes ordinære arbeidstid. Dette inkluderer tap av ubekvemtstillegg og feriepenger. Overtidsgodtgjøring/ekstrafortjeneste for øvrig dekkes ikke.

Ordfører skal godkjenne ordning for hver enkelt representant. Refusjon av tapt arbeidsfortjeneste kan godkjennes direkte til representanten, eller direkte til representantens arbeidsgiver. Dokumentasjon fra arbeidsgiver må framlegges.

Tapt arbeidsfortjeneste bør dekkes ved at arbeidsgiver fakturerer kommunen direkte for fravær, for å hindre at folkevalgte taper pensjon.

Krav om tapt arbeidsfortjeneste skal sendes inn til kommunen fortløpende, og senest innen 15. januar for krav som gjelder det foregående år. Tapt arbeidsfortjeneste utbetales fortløpende så snart krav er fremmet.

§ 10-2.Legitimert tap

Så vidt mulig skal tapt arbeidsfortjeneste legitimeres skriftlig fra arbeidsgiver. Maksimal øvre grense settes tilsvarende ordførers godtgjøring.

Det utbetales feriepenger for legitimerte inntektstap. Selvstendig næringsdrivende som klart kan dokumentere et tap i inntekt, kan etter godkjenning fra ordfører gis godtgjøring etter dette punkt.

§ 10-3.Ulegitimert tap

Ulegitimert tap kan dekkes når det er forbundet med praktiske vanskeligheter å fremskaffe nødvendig dokumentasjon. Dette kan gjelde for selvstendig næringsdrivende, personer med omsorgsansvar (for barn under 12 år, eldre, funksjonshemmede, ved sykdom mv.), personer under utdanning, pensjonister, frilansere mv. Ulegitimert tap innvilges etter en formalisert søknadsprosess hvor søknaden skal inneholde:

Ulegitimert tap av arbeidsfortjeneste, pr. møtedag, gis for møter over 4 timer kr 900,– og for under 4 timer kr 150 pr. time.

Følgende inntekter er i utgangspunktet ikke å betrakte som grunnlag for beregning av tapt arbeidsfortjeneste:

Krav om ulegitimert tap godkjennes av ordfører. Tvilstilfeller legges fram for formannskapet for endelig godkjenning.

§ 11-1.Utgiftsgodtgjørelse for omsorgsarbeid

Den som har reelle utgifter til omsorgsarbeid for barn, syke eldre eller funksjonshemmede får dekket utgifter til tilsyn og pleie i den tid han/hun er fraværende for å ivareta kommunale verv. Kostnaden må være legitimert, og skal attesteres av den som har utført tjenesten. Ordfører får fullmakt til å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål vedr. utgiftsdekning.

Ekstra kostnader til pass av barn for å skjøtte vervet som folkevalgt dekkes for den tiden en må leie inn slik hjelp. Kostnaden må være legitimert, og skal attesteres av den som har utført tjenesten. Det skal sannsynliggjøres at barnet ikke kan passes av annen forelder/foresatt med omsorgsansvar. Dekning gis for barn til og med 12 år med inntil kr 750,–. Ordfører får fullmakt til å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål vedr. utgiftsdekning.

Der det gis godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste gis ikke utgiftsgodtgjørelse for omsorgsarbeid.

§ 11-2.Telefon-, SMS- og e-postmøter

Det gis ikke dekning for møtegodtgjøring ved telefonmøter, e-post og sms-møter.

§ 11-3.Godtgjøring for politikeropplæring

Det gis møtegodtgjøring for politikeropplæringen. Dersom opplæringen gis i forbindelse med/i forkant av møter hvor representanten får godtgjørelse for å delta, gis det ingen egen godtgjørelse for opplæringen.

§ 11-4.Vararepresentant som møter til en bestemt sak

Innkalt vararepresentant skal ha ½ møtegodtgjørelse selv om representanten bare møter for en enkelt sak.

§ 11-5.Folkevalgte som arbeider turnus

Faller møtedager for folkevalgte som jobber turnus, på F1-dager, skal det gis ekstra godtgjøring på kr 900,– som må kreves særskilt. Dette skal være dokumentert og attestert av arbeidsgiver.

§ 11-6.Frist for å sende inn krav

Krav om tapt arbeidsfortjeneste og andre utgiftsdekninger skal leveres inn fortløpende. Siste frist for å sende inn slik krav er 15. januar for krav som gjelder foregående regnskapsår.

§ 12-1.Definisjon

Med begrepet «adhocutvalg» menes et utvalg med avgrenset funksjonstid som skal arbeide med en konkret problemstilling.

§ 12-2.Oppnevning

Kommunestyret og formannskapet kan oppnevne politiske adhocutvalg. Formannskapet kan oppnevne adhocutvalg med en begrenset varighet på 3 måneder.

§ 12-3.Bruk av adhocutvalg

Politiske adhocutvalg kan oppnevnes i forbindelse med:

Bruk av politiske adhocutvalg skjer i de saker der utredningsansvaret ikke tillegges kommunedirektøren

§ 12-4.Sammensetning av adhocutvalg

Politiske adhocutvalg består av 3–7 medlemmer, avhengig av sakens art og kompleksitet. Leder i utvalget skal bestå av kommunestyrerepresentant. Ordfører har møte- og uttalerett i alle adhocutvalg.

Øvrige medlemmer kan oppnevnes fra politiske partier, næringslivet, brukergrupper, organisasjoner ut fra kompetanse og interesse for sakens art.

Sekretærfunksjon kan utøves av ett av medlemmene eller av kommunedirektøren eller den han oppnevner. Sekretærfunksjonen avklares i forbindelse med oppnevning av utvalget.

Kommunalt fagpersonell kan oppnevnes som konsultative medlemmer/rådgivere eller referansegrupper for utvalget.

Sammensetning av administrative adhocutvalg bestemmes av kommunedirektøren.

§ 12-5.Mandat

Ved oppnevning av et adhocutvalg skal det alltid utformes et klart mandat hvor følgende punkter fremgår:

§ 12-6.Rapportering

Ad hoc utvalgene skal ved avslutning utforme skriftlig rapport til oppdragsgiver med konklusjoner i henhold til mandat.

Utvalget skal også skissere opplegg for videre saksgang/framdrift av den aktuelle saken.

I de tilfeller der kommunestyret har oppnevnt utvalget fremlegger utvalget saken for formannskapet som innstiller for kommunestyret. Rapporten oversendes kommunestyrets medlemmer med møteinnkalling, og utvalgets leder gjør rede for saken i kommunestyremøtet.

Det følges tilsvarende prosedyrer i de tilfeller der formannskapet har oppnevnt utvalget, og formannskapet tar stilling til den videre saksgang av den aktuelle saken. Ordføreren kan, dersom utvalgets leder ikke er medlem av formannskapet, innkalle lederen for å legge fram rapporten i formannskapet.

§ 13-1.Ikrafttredelse

Forskriften trer i kraft straks.