Personvern og informasjonskapsler

Du har rett til å få vite hvilke personopplysninger Nordreisa kommune har registrert om deg, hvorfor vi behandler dem, og hvem de eventuelt er delt med.

Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det kan for eksempel være:

• navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse
• fødselsnummer eller d-nummer
• opplysninger om familie og andre relasjoner
• opplysninger om økonomi, arbeid og utdanning
• helseopplysninger
• bilder, lydopptak og video
• opplysninger om tjenester du mottar fra kommunen

Noen personopplysninger er særlig beskyttet. Dette gjelder blant annet opplysninger om helse, etnisk opprinnelse, religion, politisk oppfatning og medlemskap i fagforening.

Les mer om personopplysninger på Datatilsynets nettsider.

Nordreisa kommune behandler personopplysninger for å kunne utføre kommunale oppgaver og tilby tjenester til innbyggerne.

Vi behandler blant annet personopplysninger når vi:

• behandler søknader og andre henvendelser
• leverer helse- og omsorgstjenester
• tilbyr barnehage og opplæring
• behandler saker innen bygg, eiendom, plan og landbruk
• administrerer kommunale avgifter og betalinger
• behandler saker om bolig, bevillinger og andre kommunale tjenester
• utfører oppgaver som arbeidsgiver
• følger opp politiske saker og vedtak
• besvarer krav om innsyn

Vi skal bare behandle opplysninger som er nødvendige for å utføre oppgavene våre.

Kommunen må ha et rettslig grunnlag for å behandle personopplysninger.

Behandlingen skjer som regel fordi:

• den er nødvendig for å utføre en lovpålagt oppgave
• den er nødvendig for å utøve offentlig myndighet
• den er nødvendig for å oppfylle en avtale
• den er nødvendig for å ivareta en rettslig forpliktelse
• den er nødvendig for å beskytte viktige interesser
• du har samtykket til behandlingen

Når behandlingen bygger på samtykke, kan du som hovedregel trekke samtykket tilbake.

Vi mottar først og fremst opplysninger direkte fra deg. Det kan skje når du:

• fyller ut et digitalt skjema
• sender brev, e-post eller eDialog
• kontakter oss på telefon
• møter opp personlig
• søker om eller mottar en kommunal tjeneste

Når det er nødvendig og tillatt, kan vi også hente opplysninger fra andre offentlige myndigheter og registre. Dette kan for eksempel være Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Nav eller Skatteetaten.

Vi kan også motta opplysninger fra foresatte, verge, fullmektig, helsepersonell eller andre som har rett til å gi oss opplysningene.

Personopplysninger behandles hovedsakelig i kommunens fagsystemer, arkivsystemer og registre.

Vi bruker tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte opplysningene mot:

• uautorisert tilgang
• endring eller sletting
• tap
• misbruk
• ulovlig deling

Bare ansatte som har et tjenstlig behov, skal ha tilgang til personopplysningene.

Vi deler bare personopplysninger når det er nødvendig og lovlig.

Opplysninger kan blant annet deles med:

• andre offentlige myndigheter
• helseforetak og andre samarbeidspartnere
• klage- og tilsynsorganer
• leverandører som behandler opplysninger på vegne av kommunen

Når en ekstern leverandør behandler personopplysninger på kommunens vegne, inngår vi en databehandleravtale. Avtalen skal sikre at opplysningene behandles i samsvar med personvernregelverket.

Dersom opplysninger behandles utenfor EU og EØS, skal kommunen sørge for at det finnes et gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige sikkerhetstiltak.

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for.

Kommunen er også underlagt arkivregelverket. Det betyr at enkelte opplysninger og dokumenter skal bevares over lengre tid, selv om saken eller tjenesteforholdet er avsluttet.

Opplysninger som ikke skal bevares, slettes eller kasseres når det ikke lenger er nødvendig eller lovlig å oppbevare dem.

Rett til informasjon og innsyn

Du har rett til å få informasjon om hvordan vi behandler personopplysningene dine. Du kan også be om innsyn i opplysningene og få en kopi av dem.

Vi svarer så snart som mulig og normalt senest innen én måned. Dersom det er rimelig tvil om identiteten din, kan vi be om flere opplysninger for å bekrefte hvem du er.

Rett til retting

Du kan be oss rette personopplysninger som er feil eller ufullstendige.

Rett til sletting

I enkelte tilfeller kan du be om at personopplysninger slettes. Retten gjelder ikke dersom kommunen må oppbevare opplysningene for å oppfylle en lovpålagt oppgave, eller dersom opplysningene skal bevares etter arkivregelverket.

Rett til begrensning

I enkelte tilfeller kan du be om at behandlingen av personopplysningene begrenses. Det betyr at opplysningene fortsatt lagres, men normalt ikke brukes på andre måter.

Rett til å protestere

I enkelte tilfeller kan du protestere mot at kommunen behandler personopplysningene dine. Om retten gjelder, avhenger av formålet med behandlingen og hvilket rettslig grunnlag kommunen bruker.

Rett til dataportabilitet

Når bestemte vilkår er oppfylt, kan du ha rett til å få opplysninger du selv har gitt oss, utlevert i et strukturert og maskinlesbart format. Du kan også be om at opplysningene overføres til en annen virksomhet.

Denne retten gjelder bare ved enkelte typer behandling og gjelder derfor ikke alle opplysninger kommunen har om deg.

Det er normalt gratis å bruke rettighetene

Det er normalt gratis å be om innsyn, retting, sletting eller gjøre bruk av andre rettigheter etter personvernregelverket.

Ved åpenbart grunnløse eller overdrevne forespørsler kan kommunen i særlige tilfeller kreve et rimelig gebyr eller avslå forespørselen.

Rett til å klage

Hvis du mener at Nordreisa kommune behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, kan du kontakte kommunen eller personvernombudet.

Du kan også klage til Datatilsynet.

Partsinnsyn

Dersom du er part i en sak, kan du ha rett til innsyn etter forvaltningsloven. Partsinnsyn er noe annet enn innsyn i egne personopplysninger etter personvernregelverket.

Opplysninger du sender til kommunen, kan bli lagt frem for andre parter i saken dersom de har rett til innsyn. Kommunen kan derfor ikke alltid garantere at en henvendelse behandles anonymt.

Innsyn etter offentleglova

Kommunens saksdokumenter er som hovedregel offentlige. Det betyr at andre kan be om innsyn i dokumenter kommunen har mottatt eller opprettet.

Opplysninger som er underlagt taushetsplikt, skal ikke gis ut. Andre opplysninger kan unntas fra offentlighet dersom det finnes hjemmel for det.

Hva er informasjonskapsler?

Informasjonskapsler, også kalt cookies, er små tekstfiler som lagres på enheten din når du besøker en nettside.

Noen informasjonskapsler er nødvendige for at nettsiden skal fungere. Andre kan brukes til statistikk, analyse eller visning av innhold fra eksterne tjenester.

Hvilke informasjonskapsler bruker vi?

Vi kan bruke følgende kategorier:

• Nødvendige informasjonskapsler: Sørger for at nettsiden og grunnleggende funksjoner virker.
• Statistikk og analyse: Gir oss informasjon om hvordan nettsiden brukes, slik at vi kan forbedre den.
• Eksternt innhold: Brukes når vi viser innhold fra andre tjenester, for eksempel video, kart eller innlegg fra sosiale medier.

Informasjonskapsler som ikke er nødvendige, skal som hovedregel ikke aktiveres før du har samtykket.

Oversikt over informasjonskapsler

Nordreisa kommune bruker Matomo til å samle besøksstatistikk. Matomo driftes på Ramsalts egen server, og statistikkopplysninger deles ikke med Google. Informasjonskapsler for statistikk settes bare dersom du samtykker til dette.

Enkelte sider kan inneholde eksternt innhold, for eksempel videoer fra YouTube eller Vimeo. Innholdet vises ikke før du har samtykket. Når innholdet aktiveres, kan leverandøren plassere egne informasjonskapsler og behandle opplysninger om bruken din. Du finner mer informasjon i personvernerklæringen til den aktuelle leverandøren.

Endre samtykke

Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ditt til bruk av valgfrie informasjonskapsler.

Hvis du avslår valgfrie informasjonskapsler, vil nettsiden fortsatt fungere. Enkelte funksjoner med eksternt innhold, som videoer, kan imidlertid være utilgjengelige.

Eksternt innhold

Noen sider kan inneholde innhold fra eksterne tjenester, for eksempel videoer, kart eller innlegg fra sosiale medier.

Disse leverandørene kan behandle opplysninger om deg og plassere informasjonskapsler på enheten din dersom du samtykker til å vise innholdet. Leverandørens egne personvernvilkår gjelder for denne behandlingen.

Nordreisa kommune bruker sosiale medier for å informere og kommunisere med innbyggerne.

Når du besøker eller kommuniserer med oss gjennom sosiale medier, kan leverandøren behandle personopplysninger om deg. Behandlingen styres også av leverandørens egne vilkår og personvernerklæring.

Ikke send sensitive eller taushetsbelagte opplysninger gjennom sosiale medier. Bruk kommunens sikre digitale løsninger dersom henvendelsen inneholder slike opplysninger.

Nordreisa kommune er behandlingsansvarlig for kommunens behandling av personopplysninger. Kommunedirektøren er øverste administrative ansvarlig.

Nordreisa kommune
Postboks 174
9156 Storslett

E-post: postmottak@nordreisa.kommune.no
Telefon: 77 58 80 00
Organisasjonsnummer: 943 350 833

Har du spørsmål om hvordan Nordreisa kommune behandler personopplysninger, kan du kontakte kommunens personvernombud.

Torbjørn Sjølstad
Telefon: 92 64 10 58
E-post: tsjoelst@online.no

Personvernombudet gir råd og veiledning og skal bidra til at kommunen følger personvernregelverket.