• Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjetter - jfr kommuneloven § 46 nr 8
• Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning - jfr kommuneloven § 48 nr 6
• Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner - jfr kommuneloven § 49 nr 2
• Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier - jfr kommuneloven § 51 nr 3
• Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning - jfr. kommunelovens § 52 nr 2

2.1 ØKONOMIMODELLEN OG ØKONOMISYSTEMET

2.1.1 Økonomisystemet

Økonomistyring er bl.a å ha kontroll over verdiskapningen og pengestrømmene slik at ressursene utnyttes så effektivt som mulig. For å bedre økonomistyringen har kommunen utarbeidet hensiktsmessige økonomimodeller som benyttes i et økonomisystem.

Et økonomisystem består hovedsakelig av følgende moduler:

• Hovedregnskap/budsjett

• Lønns- og personalsystem

• Faktureringssystem

• Innkjøp og logistikk

I tillegg er det en rekke fagsystemer (forsystemer -  feks pleie og omsorgssystem, sosialdata, forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdssystem for bygninger mv.) som benyttes av kommunens ulike avdelinger/virksomheter. Disse systemene avgir data til de 4 hovedmodulene som utgjør økonomisystemet. I den løpende økonomistyring er fagsystemene et viktig supplement til økonomisystemet.

Hovedregnskaps- og budsjettsystemet er sentralt i oppbyggingen av en økonomimodell, fordi her samles og presenteres data fra alle modulene i økonomisystemet og fra de ulike fagsystemer.

2.1.2 Økonomimodellen

I økonomimodellen har vi logisk uavhengige styringsbegreper, som kalles for dimensjoner. Ansvar, art/konto og funksjon er eksempler på dimensjoner. Når dimensjonene settes sammen gir de relevant data for økonomistyring.

Det er hovedsakelig funksjon (hva som gjøres/skal gjøres) og ansvar (hvem som gjør) som påvirker ressursinnsatsen (utgifts- og inntektstyper) og dermed også muligheten for å skape resultater og realisere målene. Det er derfor logisk å bygge opp økonomimodellen med basis i:

• Ansvar (hvem som gjør og måten ting gjøres på)

• Art/konto (ressursbruk, inntekts- og utgiftstyper)

• Funksjon (hva som gjøres)

som obligatoriske dimensjoner. I en del tilfeller er det også nødvendig å vise spesielt hva vi gjør noe med (objekt/anlegg) eller hvem vi gjør noe for (målgruppe) og dette kan enten ivaretas i prosjektdimensjonen, eller i en av de frie dimensjonene.

Hovedinndelingen av regnskap og budsjett

En kommune må inndele regnskap og budsjett i følgende deler:

Bevilgningsregnskap/budsjett (drifts og investeringsregnskapet) vil benytte flere dimensjoner, feks ansvar, art/konto, funksjon og prosjekt. Balansen kan benytte en egen dimensjon eller en spesialutgave av ansvarsdimensjonen. Det kan benyttes flere dimensjoner i balansen, feks for å spesifisere anleggsmidler (bygninger, maskiner mv.) eller andre diverse poster (feks. tidsavgrensning i årsoppgjøret eller uidentifiserte poster).

Drifts- og investeringsdelen benytter de samme dimensjonene. I økonomimodellen kan skillet mellom drifts- og investeringsdelen gjennomføres i en av de dimensjonene som er obligatorisk (f.eks ansvar, art/konto eller tjeneste/funksjon). Mange kommuner gjennomfører skillet i art, slik at første siffer i art angir investering eller drift (0=investeringsdelen og 1=driftsdelen). Andre benytter ansvar eller tjeneste/funksjon for å skille mellom investering og drift. Vår kommune bruker første siffer i art/konto til å skille mellom drift og investering.

RENDYRKING AV LOGISK UAVHENGIGE STYRINGSBEGREPER

Innenfor de ulike dimensjoner er det egne kontoplaner, dvs f.eks. en kontoplan for ansvar, art, tjeneste og prosjekt, som i spørring og rapportering kobles sammen for lettere å presentere økonomisk informasjon. I økonomisystemet kan det legges opp til konteringsregler som effektiviserer input og kontrollfunksjonene i det daglige bruk.

Administrativ styring og oppfølgning vil være fokusert på ansvar, mens politisk styring og prioritering vil være mest opptatt av tjenester/funksjoner.

Eksempel på registreringsnivå for drift og investering:

Med registreringsnivå forstås den kontospesifikasjon (kontostreng) som benyttes ved anvisning av regninger og lønn for registrering i datasystemene.

DRIFT

Kontostrengen består av følgende komponenter:

TJENESTE/FUNKSJON

ANSVAR

Ansvar er administrativt ansvar (hvem som har anledning til å disponere en bevilgning og sørge for at bevilgningen ikke overskrides) og er hierarkisk oppbygd. 1. siffer angir sektor. Siffer 2-3 velges fritt innenfor den enkelte sektor.

Eks. 330 Kjøkken Sonjatun (3 for helse og omsorg).

PROSJEKT

Prosjekt kan benyttes fritt som underspesifikasjon innenfor den enkelte ansvar. Eks. for å føre regnskap for et spesifikt prosjekt.

Eks.

93159 Pårørendeskolen

9 står for prosjekt, 3 for helse og omsorg og resten av sifferet er fritt.

INVESTERING

Kontostrengen består av følgende komponenter:

ART/KONTO

TJENESTE/FUNKSJON

Nedenfor beskrives momskodene kommunen benytter.

De vanligste momskodene i drift:

De vanligste momskodene i investering:

Det skal være momskode 70 på fakturaer der vi ikke får momsen kompensert.  Dette gjelder for alle mva-satsene.
 

Kontoer/funksjon som ikke gir kompensasjon selv om fakturaen har MVA.

2.1.3 Forholdet til Nasjonal rapportering (KOSTRA)

Målet med KOSTRA er å koble sammen tjenesteproduksjonsdata (type tjenester, antall produserte enheter, personellinnsats, årsverk/timer, brukere mv.) med økonomidata (utgifter og inntekter p.r. funksjon). Sammenstillingen vil gi informasjon om prioritet, produktivitet og dekningsgrader i forhold til kommunens ulike brukergrupper. Gjennom denne rapporteringen produseres nøkkeltall i tre nivåer. Nøkkeltallene er relevante for kommunens egen styring.

Rapporteringen av økonomidata baseres på arter/konto og funksjoner iht. en egen rapporteringsforskrift. Kommunens økonomimodell må ta hensyn til rapporteringskravene i rapporteringsforskriften.

Arter og funksjoner i KOSTRA er levende begreper i kommunens økonomimodell

Dette er en løsning som hovedsakelig bygger på at arts og funksjonsbegrepene i KOSTRA inngår i kommunens økonomimodell og de kontoplanene som er utledet av denne. Dette betyr i korthet at KOSTRA´s arter og funksjoner opptrer i kommunens registrerings-, spørre- og rapporterings-ordninger, som «levende begreper».

2.1.4 Intern rapportering

Rapportering og spørring vil foregå ved at det velges ut en eller flere dimensjoner i økonomimodellen som skal inngå i et søk. Hvilke nivåer som skal presenteres avhenger av målgruppen. En rapport til et hovedutvalg kan f.eks. bestå av alle ansvar innenfor hovedutvalgets ansvarsområde og tjeneste/funksjon på et mer detaljert nivå (f.eks. funksjon 254 Pleie, omsorg, hjelp i hjemmet), koblet med art/konto (lønnsutgifter, forbruksvarer og tjenester mv.). Beløpskolonnene kan være regnskap per dato, regulert budsjett, prosentvis forbruk, rest disponibelt.

De som er benyttet i rapportering til politisk og administrativ styring er følgende:

ANSVAR

Ansvar er benevnelsen av ulike kostnadssteder, og er hierarkisk oppbygd. 1. siffer angir sektor. Siffer 2-3 velges fritt innenfor den enkelte sektor.

Eks. 212 Moan skole

2.1.5 Endringer i kontoplanen

Når behov for endringer i kontoplanen oppstår skal økonomisjef kontaktes. Det er kun økonomisjef som kan opprette/slette konti. Endringer kan gjelde endring/sletting av eksisterende konti eller opprettelse av nye i både driftsbudsjett/regnskap, investeringsbudsjett/regnskap og balanse.

3.1 Kommunens plan- og økonomisystem

Kommuneplanens langsiktige del

Kommuneplanens langsiktige del trekker opp målsettinger og hovedprioriteringer for kommunen. Kommuneplanen har et 12 års perspektiv og rulleres hvert fjerde år, dvs i hver kommunestyre-periode.

Kommuneplanens kortsiktige del

Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen) har et 4 årig perspektiv og rulleres hvert år. Økonomiplanen utarbeides slik at den tilfredsstiller kravene til handlingsprogrammet, slik at disse to dokumentene samsvarer med hverandre. Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Prioriteringene i kommuneplanens langsiktige del konkretiseres i økonomiplanen, handlingsprogrammet og årsbudsjettet.

Økonomiplanen og årsbudsjettet behandles parallelt med vedtak i kommunestyret i desember.

Det kommunale styringssystemet kan fremstilles slik:

 3.2. Årsbudsjett og økonomiplan

FORMÅL

Formålet med utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan er å realisere målsetninger fastsatt i kommuneplanens langsiktige del, planlegge nye tiltak og føre kontroll med kommunens ressurstilgang og ressursbruk. Budsjettarbeidet vil også avdekke kommunens ressurser og tilgang på ressurser og gi informasjon om virkningene av fortsatt drift på dagens nivå.

ANVENDELSESOMRÅDE

I henhold til kommuneloven § 44 skal kommunestyret en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Økonomiplanen inneholder all virksomhet som omfattes av kommunen som juridisk person. Økonomiplanen skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige virksomhet. Sektorplaner skal integreres i økonomiplanleggingen og bruken av midler innarbeides i økonomiplanen, jfr kommuneloven § 44, nr 5. Økonomiplan og årsbudsjett danner grunnlaget for kommunens økonomistyring.

ANSVAR

Formannskapet har ansvaret for å utarbeide en innstilling til kommunestyret i økonomiplan- og årsbudsjettsakene, jfr. Kommunelovens § 44 nr. 6. Innstillingen skal bygge på en samlet framstilling utarbeidet av administrasjonen.

Ansvaret for at det utarbeides en helhetlig økonomiplan/årsbudsjett ligger hos rådmannen.

3.2.1 Utarbeidelse

Kommuneplanens langsiktige del benyttes som grunnlag for utarbeidelse av økonomiplan og årsbudsjett. I tillegg benyttes følgende:

• kommunedelplaner

• konsekvensjustert budsjett

• årsregnskap

• årsmelding

• evaluering av drift og vedtatte mål

• nasjonal rapportering

3.2.1.1 Konsekvensjustert budsjett

For å få en bedre oversikt over den økonomiske handlefriheten i økonomiplanperioden utarbeider rådmannen en konsekvensjustert budsjettoversikt. Med utgangspunkt i inneværende års budsjett vises konsekvensene av å opprettholde dagens driftsaktiviteter gjennom hele perioden.

Konsekvensjustert budsjett er grunnlaget for det videre budsjettarbeidet.

3.2.1.2 Økonomiplanen og årsbudsjettet

Rådmannen sender i juli ut budsjettrundskriv for utarbeidelse av økonomiplanen og årsbudsjettet med vedtak i desember, jfr. økonomisystemets årshjul.

Tidsplanen for arbeidet fremstilles slik:

Eksakte frister settes opp i det årlige møteprogrammet.

Tillitsvalgte skal involveres i hele budsjettprosessen.

Sektorene utarbeider sine forslag til økonomiplan på postnivå innenfor sine respektive rammeområder. Det skal knyttes kommentarer til tiltakene i form av angitte mål og premisser på de områder dette anses nødvendig for å klargjøre hva en vil oppnå med tiltaket.

Sektorene utarbeider sine forslag til årsbudsjett på postnivå (2.1.1) innenfor sine respektive rammeområder etter gjeldende budsjettforskrifter. Det skal knyttes kommentarer til bevilgningene/tiltakene i form av angitte mål og premisser på de områder dette anses nødvendig for å klargjøre hva en vil oppnå med bevilgningen.

3.2.2 Oppstilling og fordeling

Økonomiplanen og årsbudsjettet skal utarbeides etter en fastsatt mal og lages med utgangspunkt i forrige års opprinnelige budsjett. Det korrigeres for:

Kommunestyret skal vedta driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet på rammeområder iht obligatorisk oppstilling, jfr budsjettforskriften vedlegg 1a, 2 og 4.

I henhold til kommuneloven § 44 skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Kommunestyret bestemmer selv hvordan økonomiplanen skal fremstilles. Økonomiplanen skal vedtas på netto rammeområde på lik linje med budsjettet.

Innenfor hvert rammeområde sorterer flere ansvar fastsatt i den interne kontoplanen.

3.2.3 Behandling

Behandling av økonomiplanen og årsbudsjettet skal skje i henhold til kommunelovens §§ 44 og 45, og budsjettforskriften §§ 3 og 4.

 3.3 Fullmakter i budsjettsaker

Kommunestyret kan vedta budsjettet som brutto utgifter og brutto inntekter eller gi en nettoramme. Avhengig av detaljgraden på nettorammen i bevilgningsbudsjettet skal kommunestyret i tillegg gi mål og premisser for tildelingen. Kommunestyret må selv avgjøre hvilket detaljnivå de vil vedta bevilgningsbudsjettet på gjennom bestemmelser i økonomireglementet. Det nivå kommunestyret vedtar budsjettet på er med på å bestemme når kommunestyret selv må foreta budsjettjusteringer. Er bevilgningene gitt netto pr ansvarsområde skal kommunestyret selv foreta budsjettjusteringer når nettorammen for det gitte ansvarsområde er overskredet. Er bevilgningen gitt brutto inntekt og brutto utgift, må kommunestyret få seg forelagt budsjettjustering dersom enten bruttoinntekten har avvik eller at bruttoutgiften har avvik.

I dette økonomireglement tas det utgangspunkt i at kommunestyret vedtar nettorammer pr rammeområde. Dette medfører at man gjennom budsjettrapportene gjennom året må periodisere budsjettet for å kunne vurdere om nettorammen på et gitt tidspunkt er overskredet eller om man er innenfor de vedtatte bevilgninger. Kommunestyret ser altså ikke på brutto inntekter/utgifter, men på nettoutgiften. Har en sektor overskredet det periodiserte budsjettet (nettoutgiftene) må rådmannen vurdere om overskridelsene er av en slik art at det er fare for at kommunestyrets bevilgning på årsbasis ikke er tilstrekkelig. Kan ikke overskridelsen, etter rådmannens vurdering, pr dato dekkes inn i løpet av året, legger rådmannen fram sak om budsjettendring til kommunestyret. En budsjettendring medfører som regel at andre rammeområder må redusere sin netto ramme for å dekke overforbruket.

Kommunestyret skal i tilknytning til den økonomiske rammen gi mål og premisser for tildelingen, jfr kommuneloven § 46, nr 4. Mål og premisser skal utarbeides i den grad de er nødvendige for å klargjøre hva kommunestyret ønsker å oppnå med bevilgningen. Dette fremgår av budsjett-dokumentet som årlig behandles av kommunestyret.

• sum frie disponible inntekter
• finansutgifter netto
• avsetninger netto
• til finansiering av utgifter ført opp i investeringsbudsjettet, jfr budsjettskjema 1a.

3.3.2 Begrensinger i fullmaktsbestemmelsene

Fullmakten etter dette reglement er begrenset til budsjettsaker som ikke omfatter:

• tiltak som antas å påføre kommunen økonomiske forpliktelser utover økonomiplanens rammer
• tiltak som strider mot de mål, premisser og prioriteringer som er lagt til grunn for kommunestyrets vedtak

Avsetninger:

Formannskapet får fullmakt til å foreta avsetning av ledige driftsmidler til disposisjonsfond. Dette gjelder for alle rammeområder.

Disposisjonsfond er et fond som kan brukes til finansiering av utgifter i både drifts- og investeringsregnskapet. Midlene er etter lov eller forskrift ikke øremerket for bestemte drifts- eller investeringsformål, og kan benyttes fritt i senere budsjettår.

Bruk av avsetninger:

Formannskapet gis fullmakt til å disponere avsetninger fra disposisjonsfond når avsetningen er gjort på ansvar innenfor eget rammeområde. Disponering av midlene skal i utgangspunktet ikke benyttes til å øke driftsnivået på rammeområdet, men brukes til å finansiere ekstraordinære tiltak.

Formannskapet gis fullmakt til å disponere bundet driftsfond innenfor forutsetningene for bruk av midlene innenfor eget rammeområde.

3.3.4 Fullmakter til hovedutvalg

Med de begrensninger som følger av ovenstående, samt av budsjettforskriftene, gjelder følgende fullmakter:

a)         Hovedutvalget gis fullmakt til å fordele kommunestyrets nettoramme til ansvar innenfor utvalgets rammeområde.

b)         Hovedutvalget gis fullmakt til å disponere merinntekter på inntil kr 200 000,- innenfor eget rammeområde. Merinntekter utover dette disponeres av kommunestyret.

c)         Hovedutvalget gis i driftsbudsjettet fullmakt til å foreta budsjettendringer mellom ansvar innenfor rammeområdet for sektoren, forutsatt at nettorammen ikke overskrides.

d)         For øremerket statstilskudd er fullmakten begrenset til statstilskuddet dersom det ikke finnes kommunal bevilgning på området. Dersom det foreligger kommunal bevilgning, skal saken forelegges formannskapet. Formannskapet vurderer om statstilskuddet skal komme i tillegg til den kommunale bevilgning, eller erstatte denne.

Avsetninger:

Det er kun formannskapet som har myndighet til å avsette midler til disposisjonsfond.

Bruk av avsetninger:

Det er kun formannskapet som kan disponere avsetninger fra disposisjonsfond

Disponering av midlene skal i utgangspunktet ikke benyttes til å øke driftsnivået på rammeområdet, men brukes til å finansiere ekstraordinære tiltak.

3.3.5 Fullmakter til rådmannen

3.3.6 Oppfølging av budsjett

Det kan ikke foretas endring av årsbudsjettet etter 31.12, jfr budsjettforskriften § 15.

Alle kommunale innkjøp skal skje i henhold til gjeldende lover og regler, samt inngåtte innkjøpsavtaler. En oversikt over disse får man ved å henvende seg til kommunens innkjøpsansvarlig (ass rådmann). Rutine ved kjøp og salg av varer og tjenester fås ved henvendelse til økonomikontoret.

Begreper

*Bestillingsfullmakt: Fullmakt til å rekvirere varer og tjenester etter nærmere angitte rammer fra                    overordnede med attestasjonsfullmakt.

*Attestasjon: Bekreftelse av riktigheten av et krav (faktura) med hensyn til pris, mengde,                               betalingsvilkår, varetype, varemottak etc. Kontering vil oftest skje av person med                                 attestasjonsmyndighet. Attestasjon godkjenner samtidig budsjettbelastning.

* Anvisning: Utbetalingsordre.

* Utbetalingsfullmakt: Disposisjonsrett over bankkonti.

Personer som har anvisningsfullmakt kan ikke ha utbetalingsfullmakt.

4.1 Attestasjon

Rådmannen har ansvar for å etablere en tilfredsstillende intern kontroll.

Samtlige fakturaer/regninger skal attesteres.

Det skal foreligge en ajourført oversikt over hvem som har bestillings-/attestasjonsfullmakt. Den som har attestasjonsfullmakt skal påse at varer/tjenester er mottatt, og at det er overensstemmelse mellom faktura/regning og avtalt mengde og pris, samt at kontonummer og andre data er riktig påført. Attestasjon innebærer også en bekreftelse på at fakturaen/varen ikke er betalt/behandlet tidligere.

Bekreftelse på at varene/tjenestene er mottatt og at det er samsvar mellom faktura/regning og avtalt mengde og pris, kan foretas av andre (ledere og/eller andre med bestillingsfullmakt).

Den som har attestasjonsfullmakt har ansvar for at timelister og lignende er etterregnet og i h.h.t. utført arbeid og i samsvar med gjeldende tariffavtale.

Den som attesterer, må forsikre seg om at det er budsjettmessig dekning for beløpet, og at det for øvrig er sikkert grunnlag for å anbefale utbetaling.

Feilaktige innkjøp og utbetalinger som skyldes uaktsomhet fra den som attesterer, vil kunne medføre økonomisk ansvar.

Den som attesterer, kan ikke attestere egne regninger.

Alle som innehar anvisningsmyndighet, innehar samtidig attestasjonsmyndighet, men de kan ikke både attestere og anvise på samme bilag. Attestasjonsmyndigheten skal gis skriftlig og kopi sendes rådmann, økonomisjef og revisor. Den som innehar anvisningsmyndighet kan utstede attestasjonsmyndighet til en eller flere av sine medarbeidere.

4.2 Anvisning

Generelt om anvisning

Før utbetaling skjer, skal det foreligge anvisning, dvs. utbetalingsordre fra den som har myndighet til å gi slik ordre. Ordren skal vise utbetaling av et bestemt beløp til en bestemt mottaker, og angi den budsjettpost beløpet skal belastes av, samt korrekt momskode/momskompensasjonskode og evt. prosjekt. Anvisningsordren gis til økonomikontoret for hvert beløp som skal utbetales. Faste lønninger, andre uforanderlige årsutgifter, renter og avdrag på kommunens gjeld kan utbetales etter såkalte «stående anvisninger», dvs. anvisninger som gjelder til annen ordre gis.

Rådmannens anvisningsmyndighet

Rådmannen er av kommunestyret gitt anvisningsmyndighet for hele den kommunale forvaltning.

Rådmannen kan foreta intern delegering av sin anvisningsmyndighet som en høvelig myndighets- og arbeidsfordeling. Anvisningsmyndigheten skal gis skriftlig med kopi til økonomisjef og revisor.

Anvisningsmyndigheten kan delegeres til sektorledere, som igjen kan videredelegere denne til virksomhetsledere.

Videredelegering av anvisningsmyndighet skal gis skriftlig med kopi til rådmannen, økonomisjef og revisor.

Det skal fremgå hvem som har anvisningsmyndighet på de ulike ansvar.

Utøvelse av anvisningsmyndighet

Anvisningsmyndighet og budsjettansvar følger samme stilling.

Anvisningsmyndighet kan trekkes tilbake av den som har delegert myndigheten.

Underordnede kan ikke anvise overordnedes regninger. Ordfører anviser utbetalinger til rådmannen. Rådmannen anviser utbetalinger til ordføreren.

Den som har anvisningsmyndighet kan ikke anvise egne regninger (for eksempel egne reiseregninger), eller for familiemedlemmer mv. jfr. Forvaltningslovens habilitetsregler.

Anvisningsmyndighet kan ikke overdras eller delegeres til økonomisjef.

Feilaktige anvisninger kan medføre økonomisk ansvar for anviseren.

Det skal alltid være kjent hvem som kan opptre som stedfortreder ved ferier og annet fravær med rett til anvisning i henhold til delegert fullmakt.

Bruk av anvisningsmyndighet

Før utbetalingsordre gis skal følgende betingelser påses:

• at det foreligger gyldig vedtak om bevilgning
• at det finnes dekning for beløpet
• at den fakturerte vare eller tjeneste er mottatt i henhold til bestillingen
• at forskriftene for regnskapsføring følges
• at innkjøpet er i henhold til anskaffelsesreglementet
• at anvisningen skjer uten unødig opphold
• at gyldig attestasjon er utført

4.3 Utbetalingsfullmakt.

Utbetalinger som gjelder utgifter i henhold til kommunens budsjett, foretas av de personer som i henhold til fullmaktsskjema sendt bank/post er gitt utbetalingsfullmakt. Det skal også tilsvarende utarbeides en liste over disse personer.

Personer som har utbetalingsfullmakt skal hverken ha attestasjons- eller anvisningsmyndighet.

Før utbetaling skjer skal det foreligge en anvisning, dvs. utbetalingsordre fra den som har anvisningsmyndighet.

Utbetalingene gjennom nettbank gjøres ved at en person legger inn transaksjonen, mens en annen godkjenner den.  Den som remitterer, skal ikke ha utbetalingsfullmakt.

Bankavstemmingene kontrolleres av en som ikke har utbetalingsfullmakt.

5.1 Årsregnskapet

Kommunene er pålagt å utarbeide årsregnskap og årsberetning for sin virksomhet iht kommuneloven § 48. I tillegg til kommuneregnskapet gjelder bestemmelsen også for kommunale særbedrifter opprettet i medhold av kommuneloven § 11 og interkommunale sammenslutninger iht kommuneloven § 27.

Årsregnskapet består av flere dokumenter som benevnes slik:

1. Bevilgningsregnskap som består av drift- og investeringsregnskap

2. Balanseregnskap

3. Økonomiske oversikter, jfr regnskapsforskriften

4. Noter

5. Årsberetning

6. Nasjonal rapportering (KOSTRA)

Økonomisjef (økonomisjef = leder for økonomikontoret) har ansvar for dokumentene som inngår i punkt 1-4. Rådmannen har ansvar for årsberetningen og nasjonal rapportering.

5.2 Grunnleggende regnskapsprinsipp

5.2.1 Anordningsprinsippet

Definisjon ifølge regnskapsforskriften § 4:

"Alle kjente utgifter/utbetalinger og inntekter/innbetalinger i året skal tas med i bevilgningsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke, når regnskapene avsluttes."

Anordningsprinsippet innebærer at alle kjente utgifter og inntekter skal henføres og bokføres på riktig år, uavhengig av om inn- eller utbetaling er foretatt. Sentralt i periodiseringen av utgifter er om varer/tjenester er mottatt av kommunen og for inntekter om varer/tjenester er levert fra kommunen til kundene. For vurdering av om varen/tjenesten er levert/mottatt er det av betydning om det har funnet sted en overgang av risiko og kontroll til mottager (kommunen eller kunden).

5.2.2 Bruttoprinsippet

Regnskapet skal føres brutto. Det skal ikke gjøres fradrag for tilhørende inntekter til utgiftspostene. I praksis vil dette innebære at alle utgifter/utbetalinger må vises med sine fulle beløp. Tilsvarende for inntekter/innbetalinger.

Eksempel:

Refusjon av sykepenger inntektsføres i kommunene som en egen inntektsart og kan ikke redusere lønnsutgiftene.

5.2.3 Arbeidskapitalprinsippet

All tilgang av og bruk av midler skal vises i drifts- og investeringsregnskapet. Registrering kun i balansen er ikke tillatt.

5.2.4 Beste estimat

I den grad enkelte utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger ikke kan fastsettes ved tidspunkt for regnskapsavleggelsen, registreres et anslått beløp i årsregnskapet for vedkommende år.

Beste estimat skal anslås på bakgrunn av den informasjonen som er tilgjengelig når regnskapets avlegges. Det innebærer at man også skal ta hensyn til ny informasjon etter balansedagen om forhold som eksisterer på balansedagen.

5.2.5 God kommunal regnskapsskikk

Regnskapsføringen skal innrettes i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. God kommunal regnskapsskikk vil være i kontinuerlig utvikling i regi av GKRS (Foreningen for god kommunal regnskapssikk), som vil utvikle standarder/normer innenfor regnskapsområdet. Kommunale regnskapsstandarder gitt av GKRS har rettslig virkning for kommunens regnskapsføring.

5.2.6 Forsiktighetsprinsippet

Omløpsmidler vurderes til laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost og skal gjøres gjenstand for avskrivninger som følge av slit og elde, jfr. Regnskapsforskriftenes § 8.

Avskrivningene gir ikke resultateffekt i driftsregnskapet. Nedskrivning gjennomføres ved varig verdifall.

5.2.7 Endring av regnskapsprinsipper

Som endring i regnskapsprinsipp regnes endringer i retningslinjer for periodisering og måling av regnskapsposter.

Virkninger av endringer i regnskapsprinsipp i 2008 og senere som påvirker arbeidskapitalen skal føres direkte mot konto for prinsippendringer fra og med 2008.

5.3 Øvrige bestemmelser

5.3.1 Finansielt orientert regnskap

Inntekter og utgifter i kommunal sammenheng er finansielt orientert, dvs det er anskaffelsen av varer, tjenester og produksjonsmidler, samt finansieringen av dette, som er det sentrale.

5.3.2 Regnskapsloven og løsbladforskriftene

Løsbladforskriftene gjelder også for kommunene. Kommunene er unntatt bestemmelsene om regnskapsperioder, jfr § 4-3 og ansvar jfr § 6-1. Den nye regnskapslovens kapittel 2 vedrørende registrering og dokumentasjon mv., gjelder også for kommunene fra 1.januar 2002.

5.3.3 Merverdiavgift og investeringsavgift

Lov om merverdiavgift (MVAL) og lov om investeringsavgift gjelder i prinsippet også for kommunene. Imidlertid er det spesialbestemmelser for kommunene i merverdiavgiftslovens §11. Kommunene ses på som én avgiftsmessig enhet, unntatt de virksomheter som er avgiftspliktig etter MVAL §11.1. Disse skal håndteres som eksterne enheter i forhold til kommunen (rettssubjektet), til tross for at de juridisk sett er en del av kommunen. Dette utløser beregning av merverdiavgift ved omsetning også mellom kommunale virksomheter.

Merverdiavgift på omsetning av alle varer unntatt fast eiendom. Merverdiavgift på omsetning av de tjenester som loven anviser. Kommunen kan ha fradrag for inngående mva. for virksomheter/ bedrifter som driver avgiftspliktig virksomhet. Disse enhetene vil etter nærmere regler også måtte beregne og betale investeringsavgift.

5.3.4 Merverdiavgiftskompensasjon for visse typer tjenester

Gjelder for alle avdelinger/etater/bedrifter som ikke driver avgiftspliktig virksomhet.

Kompensasjonen inntektsføres pr ansvar.

5.4 Regnskapsavslutningen, strykninger og tidsfrister

5.4.1 Regnskapsavslutningen

Forberedelsene til regnskapsavslutningen starter med at økonomikontoret sender ut en arbeidsplan til sektorene og virksomhetene i begynnelsen av november. I denne arbeidsplanen fastsettes bestemte datoer med utgangspunkt i de ulike fristene som er omtalt nedenfor.

Anviste bilag må leveres til økonomikontoret snarest i denne perioden. I praksis vil bokføring av bilag for regnskapsåret skje helt til regnskapet avlegges 15.februar. For å lette arbeidstrykket på økonomikontoret i januar og februar skal planlagte innkjøp så langt mulig foretas innen 20. november.

Sektorene pålegges å ta ut regnskapsrapport for året den 5. desember. Sektorene går gjennom regnskapstallene og sjekker at inntekter, utgifter, lønn, funksjon, funksjon og konto er korrekt. Frist for sektorene er èn uke for å gi tilbakemelding til økonomikontoret, og eventuelt lage korrigeringsbilag.

Frist for 13. lønnskjøring er 15. desember. Denne lønnskjøringen omfatter bare rettelser. Ordinær lønn og timelønn skal leveres til vanlig frist for desemberlønn.

Liste med utestående fordringer som ikke går via faktureringssystemet sendes ut til sektorene

1. desember. Sektorene sjekker om kravene er reelle og om beløpet skal være inntektsført i det aktuelle året. Frist til å gi tilbakemelding til økonomikontoret er 15. desember. Refusjonskrav kommunen har overfor andre sendes fra sektorene innen 10.desember.

Revisjonsberetning fra forrige års regnskap gjennomgås for å sikre at alle merknader er tatt hensyn til. Løpende revisjonsmerknader kontrolleres og sjekkes mot årets regnskap.

Det foretas kontroll på at alle budsjettkorrigeringer vedtatt i året er ført.

5.4.2 Strykningsbestemmelser

Driftsregnskapet

Strykninger ved regnskapsmessig underskudd i driftsregnskapet er også regulert i regnskapsforskriftenes § 9. Et regnskapsmessig underskudd skal reduseres gjennom følgende prioriterte rekkefølge:

1. Stryke overføringer fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter i årets investeringsregnskap i henhold til vedtak i kommunestyret.
2. Stryke avsetninger til fond når disse har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter.
3. Stryke budsjettert inndekning av tidligere års regnskapsmessige underskudd når dette har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter.

Punkt en og to står uprioritert i forskriften og er fastsatt av kommunen selv. Punkt tre skal iht forskriften vernes lengst.

Rådmannen gis fullmakt til å prioritere hvilke avsetninger i driftsregnskapet som helt eller delvis skal strykes og hvilke utgifter i investeringsregnskapet som skal prioriteres finansiert ved overføringer fra drift.

Investeringsregnskapet

En netto merutgift skal først reduseres ved å

1. Redusere budsjetterte avsetninger finansiert av inntekter i investeringsregnskapet

2. Overføre budsjettert, ikke disponert bruk av ubundne kapitalfond til prosjekter med manglende finansiell dekning

Rådmannen gis fullmakt til å avgjøre hvilke budsjetterte avsetninger som skal prioriteres og hvilke ubundne kapitalfond som skal benyttes.

Er investeringsregnskapet fremdeles i ubalanse skal merutgiften føres opp til dekning på investeringsbudsjettet i det år regnskapet legges fram.

En netto merinntekt skal føres opp til inntekt på investeringsbudsjettet i det året regnskapet legges fram, , jfr. regnskapsforskriftenes § 9.

5.4.3 Regnskapsavleggelse

Økonomisjef leverer ferdig avlagt årsregnskap til revisjonen innen 15. februar i året etter regnskapsåret, jf. Regnskapsforskriften § 10. Fra samme tidspunkt er regnskapet offentlig.

Regnskapet underskrives av rådmann og økonomisjef (fagsjef regnskap).

Rådmannen har ansvaret for å utarbeide årsberetningen. Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret senest 6-seks måneder etter regnskapsårets slutt.

Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret før regnskapet vedtas. Kopi av uttalelsen skal sendes formannskapet før det behandler regnskapet.

Formannskapet avgir sin innstilling om årsregnskapet til kommunestyret.

6.1 Periodisk rapportering

I løpet av året skal kommunestyret behandle følgende regnskapsrapporter:

1. Tertialrapport pr. 30. april

2. Tertialrapport pr. 30. august

3. Årsregnskapet behandles innen 30. juni.

I tertialrapportene skal det framgå om virksomheten holdes innenfor de vedtatte budsjettrammer. Dersom det ikke er tilfelle, må det settes i verk tiltak for å gjenvinne budsjettbalansen.

Ansvar: Økonomisjef, samt sektorledere for sine respektive rammeområder.

6.2 Årsberetning

Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kommunelovens § 48 nr.5. Årsberetningen skal behandles sammen med årsregnskapet og innen 30. juni året etter. Årsberetningen utarbeides av ansvarlig for hvert rammeområde. Hovedvekten legges på å sammenligne oppnådde resultater med målene i økonomiplan/handlingsprogram. I tillegg legges det vekt på å vurdere utviklingen i kommunen over tid (tidsserieanalyser, bruk Kostra-nøkkeltall der de er tilgjengelige).

Årsberetningen skal i tillegg inneholde:

• Opplysninger om forhold som ikke fremgår av regnskapet
• Informasjon om kommunens tjenesteyting
• Forhold som er viktig for å bedømme kommunens stilling og resultatet av virksomheten
• Forhold vedrørende usikkerhet om regnskapet
• Ekstraordinære forhold
• Viktige begivenheter inntrådt etter regnskapsårets utløp
• Andre forhold av vesentlig betydning

Ansvar: Rådmannen

6.3 Nasjonal rapportering

Nasjonal rapportering (Kostra-rapportering) omfatter elektronisk rapportering til SSB av

1. Regnskap

2. Data fra fagsystemene Sosial og Barnevern

3. Tjenesterapportering (elektroniske skjemaer/fra fagsystemer)

Rapporteringsfrist er 15. februar.

Hver sektor utarbeider de skjema som vedrører dem. Skjemaene sendes elektronisk fra sektorenene til SSB. Rapporteringen skjer elektronisk, og rapporteringsprogrammene er plassert på økonomikontoret.

Økonomisjef (kostraansvarlig) skal ha oversikt over de verktøy som SSB stiller til disposisjon for kommunene og sørge for riktig bruk av siste versjon av kvalitetskontrollene.

Ansvar: Økonomisjef

7.1 Formål

Reglementet gir retningslinjer for enhetlig behandling og styring av investeringsprosjekter i kommunen.

Alle sektorer skal legge reglementet til grunn for sine bygge- og anleggsprosjekter, uansett organisering av det politiske og administrative apparat opprettet for å håndtere prosjektet. Instruksens beskrivelse av saksutredningen i forbindelse med byggesaker skal benyttes så langt det er praktisk også for alle andre typer investeringer. Det henvises i denne forbindelse spesielt til bestemmelsene om hva som skal foreligge av økonomiske data før bygging/ investering iverksettes.

Utbyggingsområder følger egne retningslinjer.

7.2 Definisjoner

Investeringer gjelder anskaffelse av varige driftsmidler med kostpris over 100 000 kroner og hvor investeringsobjektet har en forventet levetid på minst 3 år.

Vanligvis vil investeringene ligge innenfor kategoriene:

• Bygg

• Inventar og utstyr inkl. EDB-investeringer, maskiner og kjøretøyer

• Anlegg - herunder også park- og idrettsanlegg

Alle investeringer budsjetteres og regnskapsføres i investeringsbudsjettet/regnskapet.

Avgrensing mot driftsregnskapet:

Ved større skader, havari o.l. av/på en investering innenfor normal levetid, vil reparasjon/ erstatning opp til dagens standard vanligvis regnes som vedlikehold og skal finansieres over driftsbudsjettet. Gjenanskaffelse av investeringer som på vanlig vis er utslitt, blir å regne som investering dersom de for øvrig tilfredsstiller ovennevnte kriterier.

7.3 Forholdet til kommunens plansystem

Investeringer fremmes gjennom rådmannen i forbindelse med den årlige rullering av økonomiplan/ årsbudsjett.

• Arbeidet med forprosjekt og detaljprosjektering skal følge utviklingen i økonomiplan/ årsbudsjett.

• Bevilgning til forprosjekt skal være inntatt i årsbudsjett før planlegging igangsettes.

• Endelig investeringsramme inntas i årsbudsjettet når forprosjektet er avsluttet og klart for anbudsinnhenting.

• Bygging igangsettes i budsjettåret.

• Bare i rene unntakstilfelle skal investeringsprosjekter kunne fremmes utenom denne rutinen. I så fall gjelder egen rutine for saksgang - se nedenfor.

7.4 Investeringsprosjekter utenom økonomiplanen/årsbudsjettet

Dersom det viser seg nødvendig å fremme forslag om investeringer utenom den vanlige planleggingsprosessen, skal behovsutredningen fremmes gjennom rådmannen som avgjør om saken skal fremmes for formannskap og kommunestyre.

I de tilfeller hvor kostnader til forprosjekt påløper før bevilgning til forprosjekteringen foreligger (hastesak), føres kostnadene i driftsregnskapet. For investeringsforslag som realiseres foretas det regnskapsmessig ompostering til investeringsregnskapet når bevilgning foreligger. Ansvarlig for ompostering er den samme som er ansvarlig for kostnadsføring av forprosjekt.

Kommunestyret kan vedta igangsetting av investeringer der omfang og kostnad innebærer stor grad av usikkerhet. For slike investeringer skal formannskapet løpende få forelagt oppdaterte kostnadsoverslag. Bevilgningssak skal forelegges kommunestyret snarest mulig og senest innen årets utgang.

7.5 Initiativ

Den enkelte sektor har ansvaret for å ta initiativ og redegjøre for behov, lokalisering og prioritering, og utarbeider i den forbindelse en samlet behovsutredning.

Behovsutredningen skal, i den utstrekning det er relevant; inneholde:

• Behovsanalyse/statistisk materiale.

• Funksjonsbeskrivelser og romprogram med antatt netto arealbehov.

• Forslag til lokalisering etter samarbeid med sektorleder (for bygg og anlegg).

• Kostnadsramme.

• Driftskonsekvenser.

• Eventuelle andre rammebetingelser.

I samarbeid med kommunens fagkompetanse vurderer sektoren/virksomheten om det enkelte arealbehov bør søkes realisert ved ombygging, tilbygg eller nybygg, eventuelt som del av et større byggeprosjekt.

Fagkompetansen gir uttalelse om fremdrift, kostnader basert på antatt brutto arealramme, samt

periodisert bevilgningsbehov. Slike kostnadsoverslag kan den enkelte sektor/virksomhet legge til grunn ved utarbeidelse av økonomiplan/årsbudsjett.

7.6 Forslag til bevilgning

Alle investeringer må vedtas av kommunestyret. Bevilgningsforslaget skal inneholde:

1. Totalbevilgning for hele prosjektet basert på et realistisk kostnadsoverslag. Netto bevilgning aksepteres ikke- dvs. at eventuelle tilskudd og gaver skal også innarbeides. Uforutsette tilskudd og gaver kan ikke brukes til å øke investeringsrammen uten kommunestyrets godkjennelse.

2. Fullstendig finansiering.

3. Ved lånefinansiering utenom økonomiplan/årsbudsjett (enkeltsaker) må avdragstid oppgis.

4. I bevilgningssaken skal det skilles mellom bygninger/tomtekostnader/fast utstyr etc. og inventar/maskiner/transportmidler etc. Summen av disser postene utgjør investeringens totalbevilgning.

5. Fremdriftsplan og likviditet. For alle enkeltinvesteringer med en totalt bevilgning over 5 mill. kr. skal det i bevilgningsvedtaket oppgis antatt fremdriftsplan med anslag for periodisert utbetalinger.

6. Ved alle bevilgningssaker må driftsmessige konsekvenser oppgis. For bevilgningssaker utenom økonomiplan/årsbudsjett må også finansiering, herunder økte renter og avdrag oppgis.

7.7 Vedtatt økonomiplan/årsbudsjett

Når kommunestyret har vedtatt årsbudsjettet, (økonomiplanens 1. år) kan arbeidet med forprosjekt settes i gang for de investeringer som har fått bevilgning.

For investeringer som går over flere budsjettår er det bare gitt bevilgning i forbindelse med de enkelte årsbudsjetter. Dersom fremdrift skulle gå raskere enn planlagt må det søkes tilleggsbevilgning i det angjeldende år.

7.8 Administrasjon

Den sektor i kommunen som er byggherre/eier av investeringen har ansvaret for at den økonomiske styring og finansiering er i orden. I den grad det er nødvendig innhentes faglig bistand.

Det skal skriftlig avklares hvilken sektor som er eier av investeringen.

Eier av investeringen er ansvarlig for fremdrift, rapportering og utarbeidelse av sluttregnskap.

Også for byggekomitéer gjelder instruksen, samt for inventar og utstyr, maskiner, transportmidler og anleggsmessige investeringer, så langt det er praktisk mulig.

7.8.1 Forprosjekt

Når bevilgning til forprosjekt foreligger, opprettes det en byggekomité som utarbeider forslag til spesifisert byggeprogram, samt kostnadsoverslag.

Byggekomitéen vurderer om det skal:

• Engasjeres arkitekt og konsulenter

• Alternativt tas stilling til andre prosjekteringsmåter ( arkitektkonkurranse, prosjektkonkurranse.m.v.)

• Opprettes arbeidsgruppe med sekretær. Gruppen kan bestå av representanter fra den berørte sektor/virksomhet og brukere.

Det endelige materialet til forprosjektet skal omfatte:

• Saksfremstilling

• Forprosjekttegninger, vanligvis i målestokk 1:100

• Beskrivelse av bygningsmessige standard og tekniske installasjoner.

• Kostnadsoverslag på grunnlag av erfaringstall, fremlagt i henhold til gjeldende kontoplan. Kostnadsoverslag skal omfatte eventuelle tomtekostnader/gebyrer, inventar, utenomhusanlegg, antatt prisstigning i planleggings-/byggeperioden, samt beløp til kunstnerisk utsmykking.

• Budsjett for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV -budsjett) etter ferdigstillelse

• Fremdriftsplan for den videre prosjektering og bygging.

Forprosjektet fremmes i samsvar med retningslinjer for fullført saksbehandling.

7.8.2 Godkjenning av forprosjekt

Forprosjekt fremmes for politisk godkjenning.

Når forprosjekt er vedtatt og hele prosjektet ligger innenfor kostnadsrammen vedtatt av kommunestyret kan detaljprosjekteringen igangsettes.

Dersom kommunestyrets vedtatte bevilgningsramme er for lav, må saken igjen forelegges kommunestyret fortrinnsvis gjennom oppdatering ved neste rullering av økonomiplan/årsbudsjett. Før saken da fremmes for kommunestyret skal prosjektet søkes realisert innenfor opprinnelig kostnadsramme ved tilpasninger.

7.8.3 Detaljprosjektering

Detaljprosjektering kan igangsettes når forprosjekt og kostnadsramme er godkjent.

Det må påses at:

• Byggetillatelse innhentes, herunder alle nødvendige godkjennelser fra offentlige myndigheter.

• Nødvendige anbud/tilbud på de planlagte arbeider innhentes, og på dette grunnlag justere kostnadsoverslag og fremdriftsplan.

7.8.4 Byggestart

Når investeringsprosjektet er vedtatt i årsbudsjett, kostnadsoverslaget ligger innenfor vedtatt ramme og driftsmessige konsekvenser er lagt inn i økonomiplanen, kan arbeidet settes i gang og byggeleder engasjeres.

De enkelte deler av arbeidet skal heller ikke igangsettes før kontrakter med entreprenører og leverandører er inngått.

Melding om kostnadsoverslag og tidspunkt for igangsetting orienteres til kommunestyret. (det informeres internt i kommunen etter behov). Når prosjektets fremdrift er endelig klarlagt, oversendes også fremdriftsplan som referatsak til kommunestyret.

Egen utbetalingsplan oversendes til økonomikontoret.

7.8.5 Oppfølging i byggetiden

Det skal påses at byggearbeidene utføres innenfor bevilgningsrammen, samt at byggeregnskapet til enhver tid gir full oversikt.

Byggekomitéen ved prosjektleder skal hvert tertial skriftlig holde rådmannen og formannskapet orientert om status i forhold til økonomiske rammer i prosjektet.

7.8.6 Prosjektregnskap

Det skal utarbeides prosjektregnskap for alle investeringer. Bevilgning som skal dekke flere investeringer med eget prosjektnummer bør budsjetteres på det enkelte prosjekt, slik at samsvar mellom budsjett og regnskap oppnås. Prosjektregnskap skal jevnlig fremlegges for byggekomitéen.

Alle investeringsprosjekter gjennomgås i forbindelse med den løpende rapportering jfr. kravene til rapportering i regnskapsforskriften. For fullførte investeringer skal det foretas en regnskapsmessig avslutning - se ellers under SLUTTREGNSKAP.

7.8.7 Tilleggsbevilgning

Utvidelsen av kostnadsrammen må forelegges kommunestyret før totalbevilgningen overskrides. Dersom overskridelse av vedtatt kostnadsramme kan forventes, utarbeider byggekomitén en sak om dette med finansieringsforslag til politisk behandling. Rådmannen kan stoppe investeringen om nødvendig inntil politisk behandling er sluttført.

7.8.8 Overtakelse/Overlevering

Investeringsprosjektet skal overleveres når det er i bruksferdig stand.

Det må utarbeides byggedokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold for byggeprosjekter.

7.8.9 Sluttregnskap

Dersom investeringen er finansiert med tilskudd og tilskuddsgiver har bedt om sluttrapport og regnskap, skal sluttregnskapet også være attestert av revisjonen.

Det er byggherren/eier av investeringen som har ansvaret for at sluttregnskap utarbeides.